¿QUÉ ES EFICIENCIA?
“Eficiencia sería el menor número de movimientos que pudieras emplear para llevar a cabo una tarea. El menor número de movimientos para lograr hacer la mayor cantidad de trabajo”. L.R.H
La Eficiencia en un gran problema para alcanzar el mayor nivel de satisfacción en el trabajo
Las personas se ven enfrentadas a los problemas de eficiencia por desconocimiento de principios básicos sobre el trabajo y las actividades a realizar, y por eso veo muchas personas muy ocupadas pero altamente ineficientes. Y si la persona tiene un bue nivel de responsabilidad, intentará terminar todas sus tareas, asuntos o pendientes aunque sea dedicándole parte de su tiempo libre y disminuyendo su calidad de vida.
La respuesta que todos me dan sobre su exceso de trabajo es "No tengo tiempo para realizar todas las tareas y actividades a cargo". Entonces la pregunta es ¿Acaso el tiempo no es igual para todos? Todos tenemos el mismo tiempo, desde la señora ama de casa, el portero del edificio, el gerente de una gran compañía, hasta el hombre más rico de este planeta. Y este es el primer punto para lograr una buena eficiencia.. dejar de decir No Tengo Tiempo.
El tiempo se puede crear. Bueno, lo creamos al asignarlo correctamente en nuestra agenda y ese es el mayor fallo para alcanzar una buena eficiencia, no tener una agenda para definir claramente como vamos a utilizar el tiempo de nuestro día. Una agenda no es sólo para anotar las citas, eso esta bien. Pero lo más importante es definir que vas a hacer en cada hora del día, a que horas revisas y contestas el correo, a que hora trabajas en lo pendiente que debes entregar, a que horas te dedicas a hacer las llamadas que debes hacer, a que horas vas a organizar el escritorio y el archivo; inclusive se debería separar el tiempo para comer, hacer deporte y salir con tu pareja. Te invito a que todas los días crees el tiempo para todo lo que tienes que realizar y se fiel a esa agenda y verás como serás más eficiente... Tu mayor error para lograr una alta eficiencia es una agenda vacía sin ninguna acción asignada en cada hora del día.
¿Cuales son los enemigos de tu eficiencia?
La respuesta que todos me dan sobre su exceso de trabajo es "No tengo tiempo para realizar todas las tareas y actividades a cargo". Entonces la pregunta es ¿Acaso el tiempo no es igual para todos? Todos tenemos el mismo tiempo, desde la señora ama de casa, el portero del edificio, el gerente de una gran compañía, hasta el hombre más rico de este planeta. Y este es el primer punto para lograr una buena eficiencia.. dejar de decir No Tengo Tiempo.
El tiempo se puede crear. Bueno, lo creamos al asignarlo correctamente en nuestra agenda y ese es el mayor fallo para alcanzar una buena eficiencia, no tener una agenda para definir claramente como vamos a utilizar el tiempo de nuestro día. Una agenda no es sólo para anotar las citas, eso esta bien. Pero lo más importante es definir que vas a hacer en cada hora del día, a que horas revisas y contestas el correo, a que hora trabajas en lo pendiente que debes entregar, a que horas te dedicas a hacer las llamadas que debes hacer, a que horas vas a organizar el escritorio y el archivo; inclusive se debería separar el tiempo para comer, hacer deporte y salir con tu pareja. Te invito a que todas los días crees el tiempo para todo lo que tienes que realizar y se fiel a esa agenda y verás como serás más eficiente... Tu mayor error para lograr una alta eficiencia es una agenda vacía sin ninguna acción asignada en cada hora del día.
¿Cuales son los enemigos de tu eficiencia?
Básicamente las causas de la baja eficiencia y cansancio de muchos personas se pueden resumir en:
- La falta de definir claramente las prioridades y manejar cada acción que se inició y no se ha completado. Iniciar nuevas acciones sin completar las que se han iniciado.
- Una mala organización de tu área de trabajo o de la empresa para ejecutar las actividades. Esto se ve reflejado en un organigrama poco practico que sólo tiene como objetivo que todo el mundo sepa quien es el jefe.
- Falta de liderazgo para hacer que los subalternos hagan el trabajo. Un ejecutivo que se siente desfraudado por su grupo, tiende a encargarse personalmente de todo.
- Falta de metodología para manejar todos los flujos que recibe una persona que ocupa un cargo. Por flujo se entiende todo lo que llega y sale de cada puesto; por ejemplo, cartas, órdenes, emails, aprobaciones, informes, etc..
- Comunicación malas que generan nueva comunicación y pérdida de tiempo. Son comunicaciones que no deberían existir, que quitan tiempo, energía y baja la eficiencia hasta un 65%
- Falta de tener una metodología clara para realizar reuniones efectivas. Las reuniones consumen muchísimo tiempo de las personas y por lo general son muy improductivas
- Incapacidad de la persona, el ejecutivo o el gerente de mantener su atención extrovertida. Si una persona se agota y se cansa y su eficiencia baja a nivel muy inferiores. Sal y pon la atención en algo diferente, tírate en parapente si es necesario pero reconoce que si te sientes agotado es necesario extrovertir la atención.
César Marín
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